Når man skal udvikle idéer til virksomhedsevent, er det fristende at starte med underholdning, temaer og lokation. Det er også den sjove del. Men de stærkeste idéer opstår sjældent dér. De opstår, når man først får greb om kulturen, relationerne og det mål, eventet faktisk skal hjælpe med.
Et virksomhedsevent må gerne overraske, samle og give gæsterne noget at tale om mandag morgen. Men hvis formatet strider mod hverdagen i organisationen, føles det hurtigt som et pænt lag pynt oven på noget, der ikke passer. Den gode idé er ikke bare kreativ. Den giver mening for netop de mennesker, der skal være i rummet.
Hvorfor virksomhedskultur skal styre eventidéer
Virksomhedskultur er ikke kun værdier på en væg. Det er tonen i møderne, måden beslutninger træffes på, og hvor trygge folk er ved at byde ind. Alt det påvirker, hvilke eventidéer der vil lande godt.
En åben og tillidsfuld kultur kan ofte bære mere deltagelse, spontane indslag og co-creation. En mere hierarkisk organisation kan have større glæde af et stramt program, tydelige roller og god forudsigelighed. Det handler ikke om rigtigt eller forkert. Det handler om at vælge et format, som føles naturligt og troværdigt.
Hvis virksomheden taler meget om innovation, men alle sidder passivt gennem en lang række taler, opstår der et mærkeligt misforhold. Hvis fællesskab er vigtigt, men eventet er designet uden plads til dialog, mister man noget centralt. Netop derfor giver det mening at lade kultur være det første filter for idéudviklingen.
Workshop-trin 1: Sæt mål for virksomhedseventet
Inden nogen siger “vi kunne lave casino-tema” eller “hvad med en sommerfestival?”, skal målet være skarpt. Ikke nødvendigvis kompliceret, bare skarpt.
Spørgsmålet er enkelt: Hvad skal være anderledes efter eventet end før? Det kan være stærkere relationer på tværs, bedre intern stolthed, fejring af resultater, introduktion til en ny strategi eller et behov for at få folk til at mødes mere uformelt. Når målet er tydeligt, bliver det lettere at sortere i idéerne.
Et event kan godt have flere mål, men ét bør være det bærende. Ellers får man ofte et program, der prøver at gøre alt på én gang og ender med at føles ujævnt.
Det er en god øvelse at formulere målet i et hverdagssprog:
- styrke samarbejdet mellem afdelinger
- fejre en vigtig milepæl
- gøre strategien mere levende
- vise medarbejderne, at de er værdsat
- skabe netværk mellem ledelse og medarbejdere
Når målet er formuleret, kan man koble det til konkrete oplevelser. Fejring kalder på energi og stemning. Strategi kalder på formidling og involvering. Teambuilding kalder på aktiviteter, hvor man skal noget sammen, ikke bare sidde ved siden af hinanden.
Workshop-trin 2: Kortlæg virksomhedskultur og deltagerprofil
Det næste skridt i en god workshop er at få et ærligt billede af, hvem eventet er til. Ikke et idealbillede. Det faktiske billede.
Her er det nyttigt at se på både kultur og deltagerprofil. Er medarbejdergruppen ung eller blandet? Er der stor spredning i anciennitet? Er der mange introverte, specialister, ledere, kundevendte profiler eller praktiske teams? Jo mere konkret man er, jo lettere bliver idéudviklingen.
Man kan også stille nogle enkle spørgsmål i rummet eller sende dem ud på forhånd. Det giver ofte mere brugbar viden end lange antagelser.
- Hvad kendetegner stemningen hos jer til daglig: formel, uformel, energisk, rolig, nørdet, social
- Hvornår fungerer fællesskab bedst hos jer: ved middag, i aktivitet, i små grupper, på scenen, i pauserne
- Hvad vil deltagerne typisk være trygge ved: fri leg, tydelig ramme, konkurrence, fagligt indhold, fest
- Hvad skal I holde jer fra: tvungen optræden, for mange taler, høj fart hele dagen, intern humor kun få forstår
Det er også her, ledelsesstilen kommer ind. Hvis ledelsen ønsker dialog, men normalt fylder meget i rummet, skal eventformatet hjælpe med at skabe balance. Hvis medarbejderne sjældent mødes på tværs, skal programmet aktivt bygge bro. Kultur læses ikke kun i værdier, men i vaner.
Tabel: Fra mål og kultur til eventidéer
Når mål og kultur er kortlagt, bliver det langt nemmere at udvikle ideer til virksomhedsevent på en måde, der hænger sammen. Tabellen her kan bruges som et hurtigt arbejdsredskab i en workshop.
| Primært mål | Kulturelt kendetegn | Eventformat der ofte passer godt | Hvad man skal være varsom med |
|---|---|---|---|
| Teambuilding | Høj tillid, åben dialog | Samarbejdsøvelser, holdkonkurrencer, fælles mission | For meget passiv underholdning |
| Strategiformidling | Behov for retning og fælles fokus | Company day med korte oplæg, workshops og visuelle stationer | Lange præsentationer uden deltagelse |
| Fejring og anerkendelse | Stolthed og stærk identitet | Gallaaften, prisuddeling, temafest | For stramt program uden tid til nærvær |
| Innovation | Nysgerrig og eksperimenterende kultur | Kreative labs, idéværksteder, interaktive zoner | Alt for faste rammer |
| Loyalitet og trivsel | Ønske om fællesskab og taknemmelighed | Sommerfest, familiedag, hyggelige sociale formater | Format der føles som endnu et arbejdsmøde |
Tabellen er ikke en facitliste. Den er en god genvej til at se, om idéen faktisk passer til den hverdag og de relationer, eventet skal tale ind i.
Workshop-trin 3: Brug kreative metoder til at udvikle eventidéer
Nu bliver det sjovt. Først nu.
Når målet er tydeligt, og kulturen er kortlagt, kan den kreative fase få luft. En enkel model, der virker godt, består af fem trin: lyt, afgræns, skab, test og justér. Den behøver ikke lyde finere end det.
Start med at samle ord, billeder og situationer, der beskriver virksomheden. Hvad forbinder folk med arbejdspladsen? Hvad er man stolt af? Hvad gør stedet særligt? Her kommer der ofte små guldkorn frem, som kan blive til temaer, stemninger eller aktiviteter. Måske er virksomheden kendt for mod, præcision, omsorg eller handlekraft. Det kan omsættes til et eventunivers.
En god workshop kan bygges op sådan her:
- Individuel idéfase i stilhed i 5 minutter
- Deling i små grupper
- Fælles sortering på tavle eller væg
- Udvælgelse af 3 spor
- Hurtig test mod mål, budget og kultur
Det er vigtigt, at ikke kun de mest talende stemmer får lov at definere retningen. De stille deltagere sidder ofte med de mest brugbare idéer, især når det handler om, hvad der faktisk vil fungere i organisationen.
Moodboards, stikord, små cases og simple scenarier virker ofte bedre end lange powerpoints. Når idéer bliver visuelle, er det lettere at mærke, om de passer.
Workshop-trin 4: Vurder idéerne med klare kriterier
Mange workshops går godt indtil dette punkt. Der er masser af energi, men bagefter står man med 27 idéer og ingen retning.
Her hjælper det at indføre en enkel vurderingsramme. Ikke for at tage luften ud af kreativiteten, men for at give den retning. En idé må gerne være skæv, farverig og overraskende. Den skal bare stadig kunne bære i praksis.
Efter den kreative runde kan hver idé vurderes ud fra fire til seks kriterier.
- Match med kultur: Føles idéen ægte for virksomheden?
- Støtte til mål: Hjælper den faktisk med det, I vil opnå?
- Deltageroplevelse: Vil folk have lyst til at være med?
- Praktisk realisme: Kan den gennemføres inden for tid og budget?
- Fleksibilitet: Kan den tilpasses forskellige typer deltagere?
Når man scorer idéerne, bliver det tit tydeligt, at den “vildeste” idé ikke altid er den bedste. Omvendt kan en tilsyneladende enkel idé vokse sig stærk, hvis den rammer kulturen præcist.
Sådan involverer I ledelse og medarbejdere i idéudvikling
De bedste eventkoncepter bliver sjældent skabt i et lukket rum med to personer og en kalender. Der skal flere perspektiver på bordet, især hvis eventet skal samle mennesker med forskellige roller og forventninger.
Ledelsen skal naturligvis være med, fordi mål, retning og budget skal være på plads. Medarbejderne skal også med, fordi relevans og ejerskab bor hos dem. Hvis eventet kun er tænkt oppefra, kan det føles besluttet på afstand. Hvis det kun er tænkt nedefra, mangler der ofte retning. Balancen er vigtig.
Hos Trust Event starter processen typisk med en grundig dialog om ønsker, mål og rammer. Det giver god mening, fordi stærke eventidéer næsten altid begynder med de rigtige spørgsmål, ikke med den første underholdningsidé. Når man senere folder koncept, tema, menu, dekoration og program ud, bliver det langt lettere at holde den røde tråd.
En enkel model kan være at lade tre grupper give input:
- ledelsen om mål og signalværdi
- medarbejdere om stemning og ønsker
- arrangørteamet om format, flow og muligheder
Det behøver ikke blive tungt. Et kort spørgeskema, et opstartsmøde og en fokuseret workshop kan være nok til at skabe en retning, som føles både kreativ og forankret.
Fra løs idé til færdigt eventkoncept
Når én idé eller ét spor er valgt, skal den oversættes til et rigtigt koncept. Det er her, mange mærker forskellen på en sjov tanke og et gennemarbejdet event.
Et stærkt koncept svarer på flere spørgsmål på én gang: Hvad er temaet? Hvordan ser gæsterne det? Hvordan mærker de det? Hvad sker der i løbet af dagen eller aftenen? Og hvordan støtter alle elementer det samme budskab?
Hvis målet er fællesskab, bør det kunne ses i programmet, bordplanen, aktiviteterne og måske også i måden gæsterne ankommer på. Hvis målet er innovation, bør scenografi, oplæg, workshops og pauser pege samme vej. Når alle lag spiller sammen, føles eventet helstøbt.
Her kan det være nyttigt at skitsere konceptet i tre lag:
- Kerneidé: Hvad er den bærende tanke?
- Oplevelse: Hvad skal deltagerne se, føle og gøre?
- Praktik: Hvad kræver det af venue, teknik, logistik og bemanding?
Et godt eventkoncept er ikke kun pænt på papir. Det kan gennemføres roligt, tydeligt og med plads til mennesker.
Mål effekten af virksomhedseventet efter dagen
Hvis I vil blive bedre til at udvikle idéer til virksomhedsevent næste gang, skal I måle mere end stemningen på vej ud ad døren. Den gode mavefornemmelse er værdifuld, men den står stærkere sammen med konkret feedback.
Tænk gerne evaluering ind allerede i planlægningen. Hvad vil I spørge om bagefter? Hvad vil I holde øje med? Hvis målet var bedre tværgående relationer, kan I spørge ind til netværk og samarbejde. Hvis målet var strategiforståelse, kan I måle, hvad folk faktisk tog med sig.
Det kan gøres enkelt. En kort evaluering dagen efter, et par spørgsmål til ledelsen og en intern opsamling på, hvad der fungerede bedst. Nogle gange er det vigtigste ikke en score fra 1 til 5, men de små udsagn: “Jeg talte med nogen, jeg aldrig arbejder med” eller “Nu forstår jeg bedre, hvor vi er på vej hen”.
Den type indsigter gør næste workshop skarpere, næste koncept mere præcist og næste event mere værdifuldt for dem, det hele handler om: menneskene i virksomheden.
